Para definir os critérios de entrada e saída do funil de vendas, escreva dois fatos para cada etapa: o que coloca o negócio nela e o que o leva adiante. Cada fato precisa de um registro no CRM que a equipe consiga conferir, como o e-mail em que o cliente confirma a reunião.
Isso importa para quem lê a carteira pelo painel. Sem critério, dois negócios ficam em “Negociação”: num, o vendedor já discutiu preço e prazo; no outro, mandou o orçamento e não teve resposta. No painel, os dois parecem iguais.
O que uma etapa do funil de vendas deve mostrar?
Uma etapa mostra o que mudou na venda do lado do cliente: o que ele contou, pediu ou decidiu. “Ligação feita” é uma atividade do vendedor e pode se repetir sem que a venda saia do lugar. “Necessidade discutida com o cliente” é uma informação que a venda ganhou.
E-mail enviado, lembrete e tentativa de contato ficam nas atividades do negócio, sem virar coluna. Um fato vira etapa quando muda a próxima decisão da gestão.
Como escrever os critérios de entrada e saída de uma etapa?
Escreva cada critério como a resposta a uma pergunta que qualquer vendedor consegue checar olhando o negócio.
Uma etapa precisa explicar por que o negócio está ali.
Proposta em análise
- Entrada
- Condição que permite entrar nesta etapa
- Saída
- O que deve estar resolvido para avançar
- Evidência
- Registro que demonstra a condição
- Próxima ação
- Quem esclarece a pendência e qual retorno foi combinado
- Entra quando: o que precisa ser verdade para o negócio estar aqui?
- Sai quando: o que precisa acontecer para ele avançar?
- Registro: onde alguém confere, como a anotação da conversa, a confirmação do cliente ou a versão da proposta.
Use fatos no lugar de rótulos. “Cliente qualificado” não diz o que o vendedor já confirmou; “problema, escopo e quem decide conhecidos” diz.
Some a cada negócio o dono e a próxima atividade, com data. A etapa certa não impede que o negócio fique parado.
Quais critérios usar em cada etapa do funil de vendas?
Use critérios que o cliente confirma: pedido de orçamento, reunião marcada, retorno de quem decide, aceite por escrito. A tabela aplica isso a uma venda consultiva com cinco etapas até o ganho; troque os exemplos pelos da sua venda.
| Etapa | Entra quando | Sai quando | O que precisa estar no CRM |
|---|---|---|---|
| Entendimento | O cliente pediu orçamento ou aceitou conversar | Problema, escopo inicial e quem decide conhecidos | Contato, pedido do cliente e anotação da conversa |
| Preparação da proposta | Há quantidade, prazo e requisitos técnicos para a oferta | Quem decide viu a proposta em reunião | Versão da proposta e reunião confirmada por e-mail |
| Proposta discutida | Quem decide deu retorno sobre a proposta | Dúvidas de preço, prazo e escopo respondidas | Retorno do cliente e quem mais precisa aprovar |
| Decisão | O cliente disse quem aprova e até quando | O cliente aceitou ou recusou | Aceite por escrito, pedido de compra ou motivo da recusa |
| Ganho | Pedido de compra ou contrato assinado | A equipe de entrega recebeu o pedido | Escopo, prazo de entrega e o que ficou em aberto |
Antes de configurar o funil, entregue o mesmo negócio a dois vendedores e peça que escolham a etapa usando só a tabela. Se escolherem etapas diferentes, a regra daquela etapa ainda precisa ser escrita.
Qual a diferença entre proposta enviada e proposta discutida?
Proposta enviada é um fato do vendedor. Proposta discutida com quem decide é um fato do cliente, e só ela leva o negócio adiante.
Terça, 16h20: o comprador responde “Recebi, vou passar para a engenharia”, e o negócio de 1.200 eixos já vai para “Proposta discutida”.
Só o comprador recebeu. Ninguém da engenharia discutiu.
Parece avançado, mas quem decide ainda não viu
Proposta enviada é um fato do vendedor: o e-mail saiu, mas ninguém que decide discutiu.
Proposta discutida é um fato do cliente: quem aprova o desenho questionou a tolerância.
O que falta fica escrito no negócio, com quem revisa e a data do retorno.
Veja um caso comum. Gustavo vende peças usinadas para fabricantes de máquinas agrícolas. Na terça, às 16h, envia ao comprador de um cliente a proposta de 1.200 eixos. Às 16h20, o comprador responde: “Recebi, vou passar para a engenharia.” Gustavo move o negócio para “Proposta discutida”.
Na revisão de segunda, a gestora comercial, Patrícia, pergunta quem da engenharia viu a proposta e o que achou da tolerância do desenho. Gustavo não sabe. Patrícia devolve o negócio para “Preparação da proposta”, e Gustavo agenda uma ligação para marcar meia hora com o engenheiro que aprova o desenho.
Na quinta, o engenheiro questiona a tolerância de um dos diâmetros. Gustavo anota no negócio a dúvida, quem da usinagem revisa a proposta e o retorno combinado para segunda. Agora o negócio entra em “Proposta discutida”.
Se a gestão quer ver no painel as propostas que esperam reunião, crie a etapa “Proposta enviada”. Se não, a atividade agendada resolve.
Quais campos tornar obrigatórios em cada etapa do CRM?
Torne obrigatório só o campo que alguém usa para decidir a passagem daquela etapa. Exigir o endereço completo na entrada cria trabalho antes de o vendedor entender o pedido. Quantidade e prazo para sair do entendimento fazem sentido, porque sem eles não há proposta.
No Bitrix24, dá para tornar campos obrigatórios por etapa do funil. Confira se o recurso está no seu plano e teste o bloqueio no caminho que a equipe usa para mover os negócios. Repita o teste com cada forma de entrada, seguindo o roteiro de teste de CRM.
Campo preenchido não quer dizer informação confirmada: um “a definir” passa em qualquer campo de texto. Escreva ao lado de cada campo uma resposta aceitável e o que fazer quando o vendedor ainda não sabe. Assim ninguém inventa um valor só para passar de etapa.
Quando um negócio pode voltar de etapa no funil?
Um negócio volta de etapa quando aparece uma informação que desfaz o avanço, como o cliente pedir outro escopo depois da proposta discutida. Registre o motivo da volta e a próxima atividade. A volta fica no histórico e explica a mudança. Tratar toda volta como erro do vendedor ensina a equipe a esconder informação nova.
Como mudar as etapas do funil sem perder os relatórios?
Antes de renomear, juntar ou excluir etapas, confira os negócios abertos em cada uma, as automações ligadas a elas e os relatórios que usam o histórico. Depois, escreva para qual etapa nova vai cada etapa antiga, para a equipe entender a troca.
Na primeira revisão depois da mudança, procure negócios classificados de formas diferentes e campos preenchidos de forma vaga. Ajuste o critério que causou a dúvida e avise a equipe. Para montar esse funil no Bitrix24, conheça o serviço de Sales Ops da Fluidz.
Perguntas frequentes
Quantas etapas deve ter um funil de vendas?
Um funil de vendas precisa de uma etapa para cada mudança na venda que pede uma decisão diferente da gestão. Se duas etapas pedem as mesmas informações e a mesma ação, junte as duas. Se uma etapa mistura negócios que a gestão trata de formas diferentes, separe.
Posso mover o negócio de etapa automaticamente no CRM?
Sim, quando o evento que dispara a automação prova o critério de saída. Um e-mail enviado pelo vendedor não prova que o cliente discutiu a proposta. Antes de ligar a automação, teste o que acontece quando a atividade é cancelada, repetida ou concluída por engano.
Como registrar o motivo de perda de um negócio?
Registre o motivo de perda com as palavras do cliente e use “não informou o motivo” quando ele não disse. “Preço alto” só entra quando o cliente falou de preço. Um motivo inventado distorce a análise das perdas e leva a gestão a atacar o problema errado.
O que fazer com negócio parado no funil de vendas?
Separe o negócio que está esperando do negócio sem acompanhamento. Uma compra prevista para o próximo trimestre, com retorno agendado, está esperando. Um negócio sem resposta do cliente e sem próxima atividade precisa de um dono e de uma ação com data.
Se o seu funil precisa de explicação fora do CRM para fazer sentido, agende um diagnóstico de 30 minutos. Leve dois negócios que estão na mesma etapa e que, na prática, pedem decisões diferentes.
